Egyre több nemzetközi cég helyezi üzleti szolgáltató központját (Business Service Centres – BSC)* Magyarországra, így folyamatosan nő az igény a projektmenedzserekre ebben a szektorban. Egy innovatív vállalat napjainkban folyamatosan növekszik és alapvető elvárás már, hogy a megfelelő kompetenciájú ember kerüljön a megfelelő pozícióba, de azt, hogy időben megtalálják az összes erőforrást a dinamikus környezeti változások nem minden alkalommal teszik lehetővé. Ekkor érdemes külső projektmenedzsert bevonni.
Adrian Pop Invoice Automation Lead-ként és Global Supplier Enablement Lead-ként dolgozik, de már Service and Process Management és Operations & Engagement Manager pozíciókban is dolgozott. A PMO Klub legutóbbi podcast adásában Adrian mesélt a projektmenedzsment jövőjéről és részletesen beszámolt a külső projektmenedzserekkel szerzett tapasztalatairól is. Ha kíváncsi vagy beszámolójára hallgasd meg az angol nyelven készült epizódot, vagy olvasd tovább magyar nyelvű cikkünket a témában.
KEZDJÜK A LÉNYEGGEL
Induljunk onnan, hogy milyen esetekben és mikor szükséges külső erőforrást bevonni egy projekt sikeres elvégzéséhez. A külső projektmenedzsereket foglalkoztató cégek már széleskörű kompetenciájú embereket alkalmaznak. Előfordulhat, hogy olyan egyedi projekt indul egy vállalaton belül, amihez sajátos képességekre van szükség. Ez már a projekt indulása előtt látható és egyértelmű, hogy ilyenkor szükséges külső forrást is bevonni.
Azonban az is gyakori, mikor van egy elakadás már a folyamat közben és kell egy külső szem, aki egy lépéssel hátrébb tudja szemlélni az adott feladatot. Ilyenkor is hasznos egy kívülről érkezett projektmenedzser, aki tovább tudja lendíteni a csapatot.
Egy ilyen személyt segítségül hívhatunk rövid és hosszútávra is, pár hónapra, de akár fél éves távlatra is.
EGY JÓ PROJEKTMENDZSER ISMÉRVE
Alapvetően egy ideális projektmenedzser képes különböző típusú projekteket vezetni, mindenféle probléma nélkül, ez ugyanígy van a BSC területen is. Annyiban viszont különbözik egy BSC projektmenedzser a többitől, hogy azonos ügyet két vagy három különböző módon is helyesen kell kommunikálnia, hiszen tisztában kell lennie a közönség kulturális különbségeivel.
Meg kell találnia azokat az idősávokat is, amelyek lehetővé teszik, hogy az aktuális üzenetek biztosan eljussanak a megfelelő személyekhez. Tehát maga a használt módszertan ugyanaz, mint bármely projektmenedzsernél, ezen a területen. A különbség inkább a soft skill-eken van. Ha ezek a képességek megvannak, akkor sikeres tud lenni egy projektmenedzser a BSC szektorban is.
A legfontosabb kompetenciák a jó kommunikáció, az érdekelt felek megfelelő kezelése, bevonása és az ideális módszertan kiválasztása és használata.
Egy külső projektmenedzser kiválasztása során, talán a legfontosabb tényező, hogy azonosulni tudjon a vállalat értékeivel, hogy kezelni tudja azokat a résztvevőket, akikkel a projekt során érintkezik majd. Fontosak a technikai és módszertani képességek is, de a legfontosabb a kommunikációs készség.
Ezen a ponton érdemes megemlíteni azt is, hogy napjainkban már nem szükséges az emberi interakció egy feladat teljesítése során. A COVID időszakot követően teljesen természetes, hogy akár több száz vagy ezer kilométer választja el egymástól a kollégákat, számos példa és sok tapasztalat mutatja, hogy a munka így is zökkenőmentes. Ez egy külsős ember kiválasztása során is fontos szempont lehet, amit nem szabad figyelmen kívül hagynunk!
ÍGY LESZ GÖRDÜLÉKENY A KÖZÖS MUNKA
Ahhoz, hogy a közös munka megfelelően működjön egy külsős projektmenedzserrel csak néhány egyszerű dologra van szükségünk. Először is érdemes úgy kezelni őket, mint belsős munkatársat, tudatosítani a közös célt és irányokat. Fontos, hogy a csapaton belül mindenki egyenlően legyen kezelve.
Ezenfelül meghatározó lesz az is, hogy mennyire alapos a vállalat bemutatása. Nagyon fontos, hogy minimum másfél-két napon keresztül mindent átfogóan megismertessünk a külsős féllel. A vállalati kultúrát, a munkamódszereket és minden érintett felet, a munkakörükkel együtt.
Arra is gondolnunk kell, hogy legyenek hasonló személyiségek a csapatban, akikről tudjuk, hogy jól kijönnek majd egymással. Így van ez egy külső projektmenedzserrel is. Neki is szüksége van legalább egy olyan emberre a belső vállalatból, akire számíthat, akitől kérdezhet. Ezenkívül ugyanilyen fontos személy lesz számára a vezető, akinek kiemelten kell figyelnie az integrációra. Akkor lesz sikeres a projekt, ha a külsős személynek is minden eszköz és támogatás biztosítva van.
A JÖVŐ PROJEKTMENEDZSERE
Napjainkban már sokkal képzettebbek és rugalmasabbak a projektmenedzserek, mint 10 évvel ezelőtt. Tökéletes példa erre az agilis módszertan térhódítása. Ahogy elkezdett terjedni a projektmenedzser szektor gyorsan észlelte, hogy aki nem lovagolja meg ezt a „hullámot” azt maga alá fogja temetni, így elkezdték tanulni, alkalmazni, befogadni. Azóta ennek példáján több módszertan is hasonlóan implementálódott a projektmenedzsment területére. A jövőben kiemelkedően fontos lesz, hogy ebben a szektorban a munkavállalók rugalmasak és alkalmazkodóak legyenek a gyorsan változó trendekhez.
——————————————————
*Ide értünk minden olyan funkciót és munkakört, amelyek az üzleti folyamatokat támogatják, az ügyfélkommunikációt segítik, vagy éppen a belső működésünk biztosításához elengedhetetlenek.
