Miért nélkülözhetetlen a projektportfólió menedzsment a sikeres cégek életében?

Az üzleti hozzáadott értékkel rendelkező projektportfolió menedzsment (PPM) fontosságát egyre több vállalat ismeri fel, ami miatt hazánkban is növekszik az alkalmazása, sőt, véleményünk szerint a PPM egyenesen nélkülözhetetlen a sikeres cégek életében. Ezt pedig PMO Klub Podcastunk legújabb adásával szeretnénk alátámasztani, ahol Molnár Dániellel, az MVM Group portfóliómenedzser tanácsadójával beszélgettünk a projektportfólió-menedzsment fontosságáról, működéséről, valamit az alkalmazási területeiről. A legfontosabb tanulságokat pedig most összefoglaljuk a számodra!

Nem elég a projekteket jól csinálni

Hanem jó projekteket is kell tudni csinálni. Ehhez pedig elengedhetetlen egy jó PPM rendszer és a PMO (project management office) működése egy társaságon belül. De milyen igényeket is elégítenek ki pontosan ezek a rendszerek?

• Egyre relevánsabb vezetői elvárás az, hogy meg kell teremteni a projektinformációk időben és elvárt minőségben való elérését egy helyen.
• Össze kell hangolni a projektek és programok megvalósítását.
• A valótlan és pontatlan információkat ki kell tudni szűrni például egy döntéselőkészítő anyagból.
• Azonnali beavatkozási lehetőséget kell biztosítani a menedzsment számára.
• Ki kell tudni szűrni a stratégiával szembemenő gátló projekteket.

Ezekre az igényekre lehet megoldás a projektportfólió menedzsment, ami a projektek magas szintű koordinációját végzi, és végigkíséri a projekteket a tervezéstől a visszamérésig is akár. A PPM rendszer tehát biztosítja a megalapozott vezetői döntéshozatalt, ami által a fejlesztési források hatékony allokálása és a felhasználása válik lehetővé a szervezetben.

Dani erdőhasonlatával élve: ha a projekt a fa, akkor a portfólió az erdő és a PPM az erdőgazdálkodás, aki lelkiismeretesen vigyáz az erdőre.

És hogy milyen viszonyban áll egymással a PMO és a PPM? Általában a PMO-nak része a PPM. A PMO pedig a projektportfólió menedzsmenten túl foglalkozhat még projektmenedzsmenttel, erőforrásmenedzsmenttel és még sok más egyéb szakiránnyal.

Vajon a te cégednek már szüksége van rá?

Ha szeretnél (vagy ha a menedzsmentből bárki szeretne) jobban rálátni a beruházási költésekre, a projektekre, akkor már érdemes egy kijelölt személyt vagy akár egy szervezetet megbízni a PMO működésre bírására. Néhány tíz projekttől is indokolt lehet a PPM rendszer bevezetése egy szervezetben, de 50-100-as nagyságrend mellett már biztosan szükséges lehet.

Nálatok is rendszerint a leghangosabb projekt nyeri erőforrásokat?

A PMO ebben az esetben is a segítségetekre lesz a következő módokon:

• Elsősorban azáltal, hogy kontrollpontokat tud beiktatni a projekt életciklusába, amelyek egyrészt transzparenciát hoznak a projektek kezelésében, másrészt pedig nem hagyják, hogy a leghangosabb projektgazda nyerje el a forrásokat.
• A fejlesztési tevékenységek kezelésére alkalmazhatunk egy egységes fogalmi rendszert, kifejezésrendszert a szervezetben.
• Segítség lehet, ha minden projekttevékenység esetén egységes tervezési és beszámolási elveket, elvárásokat, formanyomtatványokat alkalmazunk és előírjuk annak a használatát a felhasználóknak.
• Emellett pedig az is fontos, hogy a portfólió kezelését és a projektforrások központi koordinálását azt maga a PMO magához vonja, mint funkció.
• Továbbá azt is megtehetjük, hogy a projektforrások felhasználásának kontrollját egy önálló felsővezetői testületnek szervezzük ki, aminek részese a leghangosabb projektgazda is vagy akár a leghalkabb. A lényeg, hogy több, a projektről független vezető vegyen részt ezen, hogy transzparens döntés tudjon meghozása kerülni.
• A projektek és programok kezelését és a folyamatok leképezését egységes informatikai rendszerben érdemes végezni, ez is elősegíti, hogy a projekteket egységes módszertan mentén tudjuk kezelni.
• A projektforrások felhasználására pedig többszintű engedélyezési keretrendszert érdemes kialakítani, akár egy többkapus forrásallokációs rendszert is.

Excel kizárva

Bár sokszor hallhatjuk, hogy ma már a világot az Excel tartja el, ha mint a portfóliómenedzsment eszközére tekintünk rá, akkor be kell látnunk, hogy több tíz százas projektportfólió esetén már nem rúg labdába. De vajon akkor milyen szintű eszköz kell a jó portfóliómenedzsmenthez?

Daniék pont az interjú napján élesítették az új profi PPM IT alkalmazásukat, az újítást pedig alapos kutatómunka előzte meg, melynek során azt figyelték meg, hogy bár jó lehetőségek vannak az egyedi fejlesztések terén is, az igazán jó megoldások a dobozos termékek terén találhatók, ezért aki PPM bevezetés előtt áll vagy a meglévő rendszer cseréjén gondolkodik, neki érdemes a dobozos termék piacán is szétnézni. Nagyjából egy három-négy hónapos folyamat során a saját szervezeti igényeinkre szabhatunk egy ilyen rendszert, és bele is vághatunk az ezt követő bevezetésbe és az oktatásba.

Fontos szempont, hogy elfogadja a szervezet riporting és mérés kapcsán is az új rendszert. Valamint az is lényeges ezeknél az IT alkalmazásoknál, hogy az üzleti alkalmazásgazda az maga a PM legyen, és vállalati szinten írjuk elő ennek az egységes kötelező kezelését, így biztosítható, hogy transzparens módon tudjuk kezelni a portfóliónkat.

Bár minden változás nehézségekkel járhat, hosszú távon mindenképp megéri egy profi PPM IT alkalmazás bevezetése, hiszen segítségével remekül lehet mérni az előrehaladást is, illetve, hogy milyen költségvetési eltérések vannak a projektekben. Így pedig sokkal könnyebben kiszűrhetők az esetleges csúszások.

A jól működő PMO rendszerek szereplői

Fontos, hogy legyenek egyértelműen definiált szereplői a PMO rendszernek. Ilyen például a projektvezető, az igénygazda, az üzleti igénygazda, a projektszponzor, ők mind kihagyhatatlan szereplői egy jól működő PMO rendszernek.

Az is elengedhetetlen, hogy a központi PMO-n is meglegyenek a dedikált funkciók, például a portfóliókoordinátorok, akik tartják a kapcsolatot az igénygazdákkal vagy a projektvezetőkkel, és begyűjtik tőlük az információt. Ilyenek még a projektelemzők, akik vizsgálják a portfóliót, elemzéseket készítenek, adatinkonzisztenciákat szűrnek ki, és nem mellesleg szép riportokat csinálnak a menedzsment részére.

Említhetnék még nagyon sok szerepkört, az IT támogatásért felelős PMO alkalmazásgazdát, vagy ha a PMO-n van a projektek előkészítése is, irányítása is, akkor a business analyst-eket, projekt kontrollereket. Mindenkinek megvan a fontos szerepe a jól működő PMO életében. További résztvevők például a projektszponzorok vagy a felsővezetői fórum résztvevők. Ha valaki próbál erőforrás menedzsmentet működtetni, akkor az erőforrás gazdák, erőforrás menedzserek, külön ütemtervezők, költségbecslők, illetve a projektbeszerzők azok, akik segítik még a projekteknek az előrehaladását.

Adj neki időt!

Az, hogy mennyire támogatja az adott szervezet a projektkultúrát leginkább a PMO-tól függ, az ő feladata elérni, hogy az adott szervezet kultúrája segítse a portfóliómenedzsment működését. A szabályokat, definíciókat könnyű megalkotni és hatályba helyeztetni, azonban, hogy ezeket be is fogadja a szervezet, arra időt kell hagyni neki.

Ebben a folyamatban folyamatosan támogatni kell  a szervezetet, például különféle fórumok szervezésével, ahol bemutatjuk a folyamatunkat, a saját szervezetünk működését, és konkrét példákat hozunk azoknak a szereplőknek, akik részt vesznek ebben, amiken keresztül jobban megértik a saját működésünket és azt, hogy ők hol helyezkednek el a projektmenedzsment egészében.

Daniéknak például két-három év alatt sikerült bevezetniük és meghonosítaniuk az ilyenfajta szervezeti működést, és azóta is folyamatosan fejlesztik projektkultúrát:

„Fontos a felsővezetői támogatás, de nekünk is kell tenni azért, hogy a szervezetben elfogadjanak minket, és minél nélkülözhetetlenebb feladatokat végzünk, úgy tudunk beintegrálódni egyre jobban a szervezet életébe.”

Hasznosnak találtad a fenti információkat, és szeretnél még jobban beleásni magad a projektportfolió menedzsment világába? Akkor hallgasd meg a teljes beszélgetés a PMO Klub Podcast legújabb adásában, ahol Dani többek között még azt is elárulja, hogy hogyan kontrollálják az évente futó 1100 projektjüket, milyen szempontok szerint rangsorolják őket, illetve számára mi jelentette a legnagyobb kihívást a portfólió menedzsment szervezet összeállítása, felépítése, illetve a működtetése során!

Az alábbi platformokon érhető el az adás:
Spotify:

Apple Podcast: Kattints ide!
Google Podcast: Kattints ide!