Kapcsolat Kapcsolat
Close

Kapcsolatfelvétel

Észrevételed, kérdésed, javaslatod lenne? Küldd el nekünk!

Az IT portfolió és programmenedzsment – Interjú egy szakértővel

Az IT portfolió és programmenedzsment nagyon összetett, komplex rendszer egy cégen belül. Területeken, a vállalat különböző ágazatain is átívelhet egy-egy projekt, portfólió vagy program. Tordai Zoltán, a MOL Group IT Strategic Program Planning csapatának vezetője 8 évvel ezelőtt IT projekt menedzserként kezdett, de sokáig volt a vállalat Corporate ERP portfólió menedzsere is, így teljes rálátása van a project, a portfolió és a programmenedzsmentre. A továbbiakban a vele készített interjú részleteit olvashatják. A teljes interjú pedig a PMO Klub Podcast legújabb adásában hallható. Ezt a részt különösen ajánljuk azok számára, akik meghallgatnának több gyakorlati példát is a témával kapcsolatosan a MOL Group IT Strategic Program Planning csapatának vezetőjétől és a műsorvezetőtől Sándor Zoltántól, a Profexec Services ügyvezetőjétől.

KEZDJÜK A LEGELEJÉN

Ahhoz, hogy értsük a folyamatokat, összefüggéseket, definiáljuk az alábbiakat:

  • PROJEKT: Minden olyan munka, ami öt napon túl valósítható meg, esetleg be kell hozzá külső forrást is vonni az projektnek minősül, ami mindig egy problémára specializálódik. Ehhez minden esetben szükséges büdzsét kérni és az indulásához jóváhagyás szükséges. Létezik kisebb vagyis „mini” projekt, amely 100 napon belül elvégezhető. Egy évben több száz egyedi projekt is indulhat egy cég életében. Összetétele alapján van egy projekt csapat, akikért a projektvezető felel. A projektek az üzletigény kidolgozása során jönnek létre.
  • PORTFÓLIÓ: Üzletágak, területek mentén alakítják ki ezeket. Lehet egy portfólióban több ilyen terület is egyszerre. Itt történik az ehhez tartozó feladatok priorizálása, ütemezése, a dependenciák kezelése, erőforrás budget menedzsment, az erőforrások kiosztása és még sorolhatnánk. A profóliók általában nagyon összetettek és komplexek. Egy portfóliómenedzser egy évben akár 100-120 projektben is közreműködhet.
  • PROGRAM: Egy stratégiai cél megvalósításának érdekében jön létre. Itt határozzuk meg, hogy milyen projekteket kell kivitelezni, ahhoz, hogy a kitűzött cél két, három év múlva teljesítve legyen. A tervezés általában egy roadmap készítésével kezdődik. A programmenedzsment felelősségi köréhez tartozik az is, hogy ellenőrizze a projektek milyen hatással vannak egymásra, ez általában havi szinten történik.

A projektek, portfóliók és programok természetesen kapcsolatban állnak folyamatosan egymással és hatnak is egymásra. Egyszerű példa mondjuk, ha egy projekttel probléma adódik, akkor akár az egész program is csúszhat. Ezért is szükséges folyamatosan ellenőrizni a projekteket, hogy minden megfelelően haladjon.

EGY PROGRAM FELÉPÍTÉSE

Lényegében nem a projekttől, hanem a stratégiától indul egy projekt, program vagy portfólió. Minden program tervezése onnan kezdődik, hogy van egy meghatározott stratégiai irány vagy cél és ezt bontják le. Az, hogy melyik programba melyik projekt kerül és mi alapján az sok mindentől függ.  Fontos elsősorban látnunk azt, hogy egy programban szinte minden projektnek van valamilyen összefüggése egymással és sokszor az egyik projekt kihat a másikra egy programon belül.

Viszont egy valami nagyon lényeges és meghatározó a projektek tervezése és priorizálása során, minden projektnek egyszerre kell véget érnie egy programban, hiszen a célt ugyanabban az időpontban kell teljesíteni.

A projektek csoportosítását ezenkívül meghatározhatják még a dolgozók kompetenciái is.

MENEDZSMENTI KVALITÁSOK

A három menedzsmentnél a kockázati tényező az, ami a legmeghatározóbb különbség. A bizonytalansági faktor a projektvezetői szinten a legalacsonyabb. Ebben a pozícióban egyértelműbbek a válaszok, hiszen sokkal előrébb látható a következő lépés. Egy projektvezető az adott projekt teljes ütemtervét jól átlátja. Ebben a pozícióban még sok adminisztratív feladat is hárul a vezetőre.

Ezzel szemben programmenedzsment szinten hiába rendelkezhetünk egy high level térképpel az irány ettől függetlenül nagyon sokszor változhat. Ez egyébként teljesen természetes, hiszen sok olyan tényező van, ami időközben merül fel. De, akár változhat a szervezeti vagy a piaci környezet is ezzel átstrukturálva a teljes programot. Elengedhetetlen készség, hogy ezeket a változásokat megfelelően és jól tudja kezelni egy programvezető.

A portfóliómenedzsernek pedig az összképet kell átlátnia. Folyamatosan monitoroznia kell, hogy az adott projektek megfelelően haladnak-e. Ha esetleg nehéz felállítani egy területen belül a prioritásokat abban segítséget kell nyújtania. Tehát itt inkább stakeholdermenedzsment van a projektmenedzsmenttel szemben és merőben más feladatokat kell ellenőrizni, mint például egy programmenedzsernek.

További érdekesség, hogy például a MOL Groupon belül úgy oldották meg a területek közötti kommunikációt, hogy egy nagy központi rendszert használ mindenki. Ebből az adatbázisból minden olyan adat kinyerhető, amire a különböző területeknek szüksége lehet.

A PROJEKTEK PRIORIZÁLÁSA

Rengeteg projekt van, amiket nem egyszerű priorizálni. Általában az alábbi tényezők alapján szoktak előrébb sorolni egy projektet:

–          komplexitásában egyszerűbb

–          nagyobb hasznot hoz

–          nem szükséges bevonni külső munkaerőt, vagy felvenni hozzá új munkaerőt

–          alacsony az üzemeltetési költsége

Természetesen ez a sorrend év közben folyamatosan változhat, és általában változik is. Így negyedévente néznek rá és ha szükséges újra priorizálják a projekteket.

ÉS AMIBŐL MINDEN INDUL

A meghatározott üzleti stratégia az, ami alapján le kell bontaniuk a célokat a különböző területeknek. Van, ahol ez teljesen adott és definiálva van, de van olyan divízió, ahol saját maguknak szükséges egy teljes tervet alkotni, hogy elérjék az elvárt célt. Abban az esetben, ha ez nincs teljesen definiálva előre hetekig tartó közös gondolkodás szükséges, ahhoz, hogy kialakítsák a lépéseket. A MOL groupnál minden házon belüli IT roadmapnek szükséges támogatnia az üzleti igényeket. Persze ezek is változhatnak időközben, hiszen hosszú időtávra vonatkoznak.

 

Maradj és tanulj velünk a PMO Klub Podcast jelen és jövőbeni adásaiban egyaránt!

További hasznos szakmai tartalmakért kövesd be a podcastünket, illetve látogass el weboldalunkra: https://profexec.com/

KÖVETKEZŐ POSCAST BEJEGYZÉS
  • Fel
    Minden jog fenntartva! © 2024 Profexec Kft. |   Adatkezelési tájékoztató
    Minden jog fenntartva! © 2024 Profexec Kft.
    Adatkezelési tájékoztató